目次
就労ビザの更新とは？概要と重要性
就労ビザ更新の概要
就労ビザの更新とは、外国人が現在の就労ビザで認められた在留期間を延長するために行う手続きのことです。正式には「在留期間更新許可申請」と呼ばれます。この申請は、現在の在留期間が満了する前に行う必要があります。
在留期間更新許可申請は、外国人本人、雇用主、または申請取次が可能な弁護士・行政書士等が出入国在留管理庁に必要書類を提出することで行います。申請が許可されると、新しい在留期間が付与され、在留カードが更新されます。
申請の際は、就労ビザに応じた活動を継続して行う意思があること、また日本社会に貢献する能力があることを示す必要があります。更新が認められれば、引き続き日本での就労が可能となります。
就労ビザ更新の重要性
就労ビザの更新は、外国人が日本で合法的に滞在し続けるために欠かせない手続きです。更新を怠ると、在留期間の満了とともに不法滞在となってしまい、退去強制の対象になる可能性があります。
また、就労ビザの更新は単なる期間延長ではなく、外国人の就労状況や生活状況を出入国在留管理庁が確認する機会でもあります。そのため、適切に更新手続きを行うことで、日本での安定した就労と生活を継続することができます。
更新手続きを通じて、外国人労働者の権利保護や適切な雇用管理を確保することにもつながります。例えば、更新時に提出する在職証明書や給与明細書などにより、適正な労働条件が維持されているかが確認されます。
就労ビザ更新許可申請のタイミング
原則として現在の在留期間の満了日の3ヶ月前から当日までに行うことができます。
ただし、在留期間満了日の2ヶ月前までに申請することをお勧めします。余裕を持って申請することで、不備があった場合の対応や、追加書類の提出にも対応できます。
逆算してみましょう。付与された現在の在留期間が1年の場合、更新申請は期間満了の3ヶ月前から受け付けられます。申請書類の準備に約1ヶ月を要すると想定すると、在留開始からおよそ8ヶ月が経過した時点で更新手続きの準備を始める必要があります。
しかし、自動車運転免許証の更新とは異なり、在留期間満了に関する行政からの通知はありません。また、8ヶ月という期間は予想以上に早く過ぎ去ってしまいます。
申請のタイミングについて、以下の点に注意してください。
・早すぎる申請は受け付けられません。（3ヶ月前より前の受付は不可）
ただし、入院、長期の出張等の特別な事情があると、３か月以上前から受け付けてくれる可能性があります。
・遅すぎる申請はリスクが高まります。（満了日直前の申請は避けることをお勧めします。）
・在留期間満了後の申請は原則として認められていません。
・在留カードに記載された在留期間満了日を常に意識する。
・更新手続きの開始時期を自身でしっかり管理する。
・十分な余裕を持って準備を始める。
適切な時期に更新手続きを行うことで、日本滞在の継続性を確保し、不要なトラブルを回避することができます。計画的な対応を心がけていくことをお勧めします。
更新の対象となる就労ビザ
更新手続きが取れる主な就労ビザの種類は以下の通りです。
（活動内容の性質上、更新に制限があるものも含んでおります。）
・技術・人文知識・国際業務
・特定技能
・企業内転勤
・技能
・経営・管理
・一部の「特定活動」
・高度専門職（高度専門職1号のみ。2号は在留期間が無期限のため更新不要。）
・興行
・介護
などが主に該当します。
就労ビザの更新が認められるための要件
更新許可の基準
就労ビザの更新が認められるためには、以下の要件を満たす必要があります。
・申請人の活動が申請に係る就労ビザに該当し、かつ、これを継続して行おうとしている。
– 職務内容が現在の就労ビザに合致している。
– 今後も同様の職務を継続する予定である。
・申請人の素行が良好である。
– 犯罪歴がない。
– 日本の法令を遵守している。
– 納税義務を果たしている。
・申請人が独立の生計を営むに足りる資産または技能を有する。
– 安定した収入がある。
– 専門的な技能や知識を持っている。
・その他法務大臣が定める要件に適合している。
– 就労ビザごとの特別な要件を満たしている。
– 日本社会への貢献度が認められる。
これらの要件を満たしているかどうかは、提出資料や証明書に基づいて審査されます。
審査は厳格に行われるため、各要件について十分な資料を準備することが重要です。
就労ビザごとの特殊な更新要件
就労ビザによって、特殊な更新要件（その就労ビザならではの条件）が設けられている場合があります。なお、就労ビザの代表格である技術・人文知識・国際業務ですが、基本的な要件を満たしていれば更新可能です。主な就労ビザの主な特殊更新要件は以下の通りです。
・特定技能
– 通算滞在期間が5年を超えることができない。
（技術・人文知識・国際業務などは年数関係なく更新が可能）
・企業内転勤
– 日本の事業所と外国の事業所との資本関係が維持されている。
・経営・管理
– 事業の規模や実績が一定の基準を満たし続けている。（例：最低資本金額、従業員数など）
– 経営者として実際に経営管理業務に携わっている証明ができる。
– 会社の経営状況が安定している。（赤字が続いていないことなど）
・一部の「特定活動」
– 活動計画に沿った活動を継続している。
– 特定活動の指定書に記載された条件を満たし続けている。
・高度専門職1号
– 高度専門職1号で在留期間満了を迎える場合、更新申請の対象ではなく、高度専門職2号への変更申請の対象となる。
・興行
– 特定の芸能活動や演技を継続して行っている。
– 興行主との契約が継続している。
・介護
– 介護福祉士の資格を保持し続けている。
– 介護施設等での就労を継続している。
それぞれの就労ビザに応じた要件を満たしているかどうかが、更新許可の判断材料となります。これらの特殊要件を満たしていることを、具体的な資料や証明書によって提示することが重要です。
就労ビザの更新の流れと必要書類
就労ビザの更新の基本的な流れ
申請書類の提出は、居住地を管轄する地方出入国在留管理局または出張所（以下「入管」という。）で行います。
近年、オンライン申請も可能（海外からは不可）にはなりましたが、郵送や電話によるやりとりや出入国在留管理局等に出頭しなければならない手続きがあり、全てがオンラインで完結するわけではありません。
在留期間更新許可申請の基本的な流れは以下の通りです。
・申請書類の準備
・申請書類の提出
・審査
・追加書類の提出（審査中に不足や不備等ありと判断され、入管から求められた場合）
・結果通知
・許可の場合は在留カードの交付
・不許可の場合は、不許可理由を聞きに入管へ出頭
・不許可理由によって、再申請を行うか帰国するか異議申し立てをするか等の選択
繰り返しになりますが、申請は原則として在留期間の満了する3ヶ月前から受け付けています。ただし、満了直前ではなく在留期間満了日の2ヶ月前までに申請することをお勧めします。
就労ビザの更新に必要な書類
基本の共通書類は主に以下となります。
・在留期間更新許可申請書
– 所定の様式に記入したもの
– 申請人（外国人本人）と所属機関等作成用の両方が必要
・有効なパスポート（旅券）
・現在所持している在留カード
・写真
– 縦4cm×横3cm、申請前3ヶ月以内に撮影されたもの
・在職証明書
– 現在の雇用状況を証明する文書
・給与支払証明書
– 過去1年間の給与支払い状況を示すもの（源泉徴収票など）
・所得税の納税証明書（その1）
・雇用契約書の写し
– 現在の雇用条件を示すもの
・会社の登記簿謄本
– 雇用主の会社の法人登記簿謄本（発行後3ヶ月以内のもの）
・会社の決算報告書
– 直近の事業年度のもの
・就労ビザに応じた活動を行っていることを証明する資料
– 職務内容説明書など
注意点：
提出書類は原則として全て発行日から3ヶ月以内のものが求められます。
書類は原則としてA4サイズで統一し、日本語または英語で作成されたものを提出します。
申請する就労ビザや個別の状況によって、追加の書類が必要になりますので、詳しくは
出入国在留管理庁のWEBページ
https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-3.html
の「申請書・必要書類・部数」の項目から、該当する活動資格をクリックし、「在留期間更新許可申請」の項目に記載されている表をご覧ください。
必要書類の準備のポイント
就労ビザの更新申請を円滑に進めるため、以下のポイントに注意して書類を準備します。
・有効期限の確認
– 全ての書類が申請時点で有効であることを確認します。
– 特に登記簿謄本や納税証明書は発行後3ヶ月以内のものが求められることが多いです。
・記載内容の正確性
– 特に在職証明書（原本）や給与明細書（コピー）の内容が精査されます。
– 申請書の記載内容と各種証明書の内容の整合性を確認します。
– 申請書は、記載漏れや誤りが無いよう記載します。
・書類の完全性
– 必要書類が漏れなく揃っているか、チェックリストを作成して確認します。
– 両面印刷の書類は両面コピーを忘れずに用意します。
・翻訳
– 外国語の書類には、翻訳者の氏名と連絡先を記載した上で、日本語訳を添付します。
・控えの保管
– 提出書類の控えを必ず保管します。
– 電子データとしても保存しておくと安心です。
– 提出書類の内容確認のため、入管から電話確認が入ることがあります。
・一貫性の確保
– 全ての書類で、氏名、生年月日、国籍などの基本情報が一致していることを確認します。
・原本と写しの区別
– 原本提出が求められる書類と、コピーでよい書類を明確に区別します。提出した書類は原則返却されませんので、今後も必要になる原本を間違えて提出しないよう注意が必要です。
・整理と見やすさ
– 書類をクリアファイルなどで整理し、審査官が見やすい順番に重ねて提出するように工夫します。
・説明資料の添付
– 特殊な状況や複雑な経歴がある場合は、Wordなどで説明資料を別途作成して添付します。これは専門家に依頼することを強くお勧めします。
これらのポイントに注意して書類を準備することで、申請のスムーズな進行と審査官の理解を促すことができます。
就労ビザ更新時の転職や業務内容変更への対応は？
就労ビザの更新時期に転職を考えている場合
就労ビザの更新時期に転職を考えている場合、以下の点に注意が必要です。
・在留期間更新と在留資格変更を同時に行うことを検討する。
– 慎重な準備と対応が必要なため、必ず入管や専門家への相談をお勧めします。
・現在の在留期間の満了日を確認し、十分な余裕を持って行動する。
・転職先が決まる前に現在の雇用契約を解除しないよう注意する。
・新しい職場での業務内容が現在の就労ビザに合致しているか確認する。
・新しい雇用先の情報や雇用契約書など、転職に関する必要書類を準備する。
・転職先の内定を得たら、速やかに入国管理局に「就労資格証明書」の交付申請を行うことを検討する。
・転職に伴い在留カードの記載事項（所属機関等）に変更が生じたら、14日以内に届け出る。
・転職前の会社との間で未払い給与や退職金などの問題がないか確認する。
・転職先の会社が就労ビザの就労先として適格かどうか確認する。（資本金、事業実績など）
・転職後の給与が就労ビザ更新の要件を満たしているか確認する。
・転職に伴う空白期間がある場合、その期間の生計維持方法を説明できるよう準備する。
・転職前後の職務内容の連続性や関連性を示す資料を準備する。
・転職先での雇用契約書や内定通知書など、新たな就労状況を証明する書類を用意する。
・転職のタイミングによっては、現在の雇用主の理解と協力（更新申請への協力など）が必要になる場合がある。
・転職後すぐに更新申請をする場合、新しい職場での実績がまだ少ないため、より詳細な説明や資料が求められる可能性がある。
・転職のタイミングは、可能なら在留期間更新許可を受けてから転職することが望ましい。
転職先での業務内容が現在の就労ビザと大きく異なる場合は、就労ビザの変更が必要になる可能性があります。その場合は、在留期間更新ではなく在留資格変更許可申請を行います。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の就労ビザでIT企業に勤務していた人が、同じ就労ビザで別のIT企業に転職する場合は、通常の更新手続きで対応可能です。
ただし、IT企業から全く異なる業種に転職する場合は、就労ビザの変更が必要になる可能性が高くなります。
同じ会社に勤務し続ける場合でも、業務内容が大きく変わる場合
同じ会社に勤務し続ける場合でも、業務内容が大きく変わる場合は以下の点に注意が必要です。
・就労ビザとの整合性：新しい業務内容が現在の就労ビザの範囲内であるか確認する。
・業務内容の説明：更新申請時に業務内容の変更について明確に説明する。
・必要書類の準備：新しい業務内容を証明する書類（辞令や業務命令書など）を用意する。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の就労ビザでシステムエンジニアとして働いていた外国人が、同じ会社内で営業職に異動した場合、その業務内容が依然として「技術・人文知識・国際業務」の範囲内であるか慎重に確認する必要があります。
業務内容の変更が軽微な場合（例：プログラマーからシステムエンジニアへの異動）は、通常の更新手続きで対応可能です。
ただし、大幅な変更の場合（例：エンジニアから人事部門への異動）は、就労ビザの変更が必要になる可能性があります。
就労ビザの更新ではなく、就労ビザの変更が必要なケース
業務内容の変更が大きい場合、就労ビザの変更が必要になる例は以下のような場合です。
・「技術・人文知識・国際業務」で就労している外国人が会社経営に携わるようになった場合は「経営・管理」へ変更になる。
・「技能」で就労している外国人が通訳に転職した場合は「技術・人文知識・国際業務」へ変更になる。
このような場合は、在留期間更新許可申請ではなく、在留資格変更許可申請を行う必要があります。申請手続きや必要書類が異なるため、以下の点に注意が必要です。
・新しい就労ビザの要件を満たしているか確認する。
・在留資格変更許可申請書を用意する。（在留期間更新許可申請書とは異なります。）
・新しい就労ビザに必要な追加書類を準備する。
・変更の理由を明確に説明できるようにする。
就労ビザの変更は、更新よりも審査が厳格になる傾向があるため、事前に専門家に相談することをお勧めします。
就労ビザの更新許可申請が不許可となる理由と対策と対応
更新不許可となる理由
更新が許可されない可能性の例は、以下のような場合があります。
・納税義務を果たしていない
・付与された就労ビザに該当する就労活動を行っていない、または今後行う予定がない場合
– 例：技術・人文知識・国際業務の就労ビザ所持者が、実際は単純労働に従事していた。
・不法就労や犯罪歴など、素行に問題がある場合
– 例：就労ビザで認められた以外の仕事に従事していた。
– 例：交通事故を起こした、飲酒運転をした、窃盗をした、薬物関連の犯罪に関わった。
・十分な収入がなく、生計を維持できない場合
– 例：最低賃金を下回る収入しかない。
・所属機関（雇用先）の経営状況が悪化している場合
– 例：会社が倒産の危機にある。
– 例：給与の遅配や未払いがある。
・偽造書類の提出や虚偽申請を行った場合
– 例：経歴を偽って申請した。
– 例：偽造の在職証明書を提出した。
・就労ビザに関連する法令や指針に違反している場合
– 例：労働基準法に違反している。
– 例：入管法で定められた届出義務を怠っている。
これらの事由に該当する場合、更新が不許可となり、退去強制の対象となるものもあります。
不許可を避けるための対策
更新不許可を回避するための対策の例には、以下のようなものがあります。
・確実に所得税や住民税を納付する。
・定期的に業務内容を記録し、付与されている就労ビザとの整合性を確認する。
・良好な素行の維持のため、日本の法律や規則を遵守し健全な生活を心がける。
・所属機関の状況把握
– 雇用先の経営状況に注意を払う。
– 給与の遅配や未払いがある場合は、速やかに対応を求める。
– 会社の経営が不安定な場合は、収入も不安定になる可能性が高いため転職を検討する。
・正確な情報の提供
– 申請書類は正確に記入する。虚偽の内容や曖昧な記憶での情報を記入しない。
– 提出する証明書類は全て正規のものを使用する。
– 不明な点がある場合は、入管や専門家に相談する。
・住所変更や雇用先変更などの届出義務を確実に履行する。
– 定期的に入管のWEBサイトで最新情報を確認する。
・記録の保管と自己管理
– 定期的な業務内容の記録、給与明細、納税証明書、源泉徴収票などの重要書類の内容を確認、整理して保管する。
– 在留期間や各種手続きの期限を常に把握し、余裕を持って対応する。
・コミュニケーションの維持
– 雇用主や同僚とのコミュニケーションを密に取り、問題を早期に発見・解決する。
– 日本語能力の向上に努め、法的要件や社会規範の理解を深める。
特に、就労ビザに合致した活動の継続と適切な納税は重要です。日頃から就労状況や納税状況を把握し、問題がある場合は早めに対処することが大切です。
日本語能力の向上や日本の文化・慣習への理解を深めることも、間接的に更新許可の可能性を高める要因となります。社会との良好な関係を築くことで、「日本社会に貢献している」という印象を与えることができます。
不許可となった場合の対応
万が一、在留期間更新許可申請が不許可となった場合、以下のような対応が考えられます。
・通知書に記載された不許可の理由を確認し、対応策を検討する。
・払拭できる不許可理由の場合は、その理由を解消し再申請を行う。
・異議申立てや訴訟を検討する。
・やむを得ない場合は、在留期間内に帰国の準備を進める。
不許可となった場合でも、すぐに諦める必要はありません。
例えば、不許可理由が「在留資格に該当する活動を十分に行っていない」であった場合、業務内容の見直しや職場での役割の明確化を行った上で再申請を検討することができます。
また、「収入が不十分」が理由であれば、給与の増額交渉や、資格外活動許可申請を行い副業の検討などの対策を講じることも可能です。
通知書に記載されている不許可理由は、とても抽象的でなぜ不許可なのか良く理解できないことが多いです。
不許可理由は、入管に出頭し直接審査官から詳しく聞くことができますが、日本語で専門用語を多く用いて説明されることも多く、不完全な理解で受け身のまま説明が終わってしまう傾向があります。
しかし、入管から申請等取次者の承認を受けた弁護士・行政書士は申請人に同行し不許可理由を一緒に聞くことができます。申請人に不許可理由を完全に理解させ、申請人の代わりに審査官へ質問し、許可へ結びつける方法を次々と確認することができますので、専門家に相談することを強くお勧めします。
就労ビザの更新についての具体例（よくあるケースＱ＆Ａ）
Q：更新許可申請が在留期間満了日に間に合わないときは？
A：まず、速やかに最寄りの入管に出頭し、状況を説明します。
自主的に出頭した場合、在留特別許可の申請を検討することができます。
在留特別許可とは、法務大臣の裁量により、特別に在留を認められる制度です。
在留特別許可が認められるかどうかは、個々の事情を総合的に判断して決定され、認められない場合は、出国命令または退去強制の対象となる可能性があります。
更新許可申請に間に合わなかった理由を誠実に説明する必要があるため、必要に応じて弁護士や行政書士などの専門家に相談することをお勧めします。
Q：更新申請をして審査結果が出る前に在留期間が満了してしまうときは？
A：特例期間として扱われます。
申請の審査中は、従前の就労ビザが有効であるものとみなされる期間です。
期間は原則として、在留期間の満了日から2か月間または許可の可否の決定の日までのいずれか短い期間です。
この期間中は、従前の就労ビザで認められていた就労を継続して行うことができます。
更新申請をしていれば自動的に適用されるため、別途の手続きは不要です。
この制度は適法な在留を保証するものであり、不法滞在（オーバーステイ）にはなりません。
オンライン申請の場合を除き、在留カード裏面の「在留期間更新等許可申請欄」に申請中であることが記載されます。
直前に慌てることなく就労ビザの更新を確実に成功させるために
就労ビザの更新手続きは複雑で、個々の状況によって対応が異なってきます。
在留期間更新許可申請は、単なる手続きではなく、外国人が日本で安心して生活と就労を継続し、充実した人生を送るための重要なステップです。
そして、就労ビザの更新は外国人本人だけでなく、雇用主にとっても重要な問題です。企業は、外国人従業員の在留期間や就労ビザを適切に管理し、更新手続きのサポートを行うことが求められます。
さらに就労ビザの更新は、外国人材の継続的な雇用と日本経済の発展に寄与する重要な手続きでもあります。
近年の入管法改正や新型コロナウイルス感染症の影響により、就労ビザに関する規制や手続きが変更されることがあります。最新の情報を常に確認し、必要に応じて対応することが大切ですが、それらを外国人本人や雇用主が常にアンテナを張り続けることは困難です。
不明な点がある場合や、特殊な状況がある場合は、ぜひ専門家に相談し時間に余裕を持って準備を整えてください。弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所では、個々の状況に応じたきめ細かなサポートを提供しております。
就労ビザの更新に関する相談はもちろん、その他の在留関連の問題についても幅広く無料相談を受け付けています。
経験豊富な専門家が、皆様の状況に応じた最適なアドバイスを提供いたしますので、いつでもご相談ください。
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