外国人労務マネジメント

外国人従業員のために必要な企業の各種届出
在留管理制度と在留カード

by 弁護士 小野智博

はじめに

平成21年(2009年)7月の入管法改正により、平成24年(2012年)7月からスタートした現行の在留管理制度は、それまでの入管法と外国人登録法による二元的な管理から、外国人登録制度を廃止して入管法による管理に一本化することで、法務大臣(平成31年(2019年)4月15日以降は出入国在留管理庁長官、以下同じ。)が、在留管理の対象となる外国人の情報を継続的に把握するとともに、この制度の導入により、適法に在留する外国人の利便性向上の措置を講じることを目的としています。

そして、在留管理制度の対象を、在留資格をもつ中長期在留する外国人とし、当該外国人には在留カードが交付され、法務大臣が把握する情報の重要な事項が在留カードに記載されます。常に最新の情報が反映されるように、記載事項に変更が生じた場合には、変更の届出を義務付け、届出の義務違反については罰則の適用等が定められています。

本稿では、在留管理制度と在留カードの概要と、外国人の所属機関となる企業のとるべき対応についてご説明します。

 

在留管理制度

 
 

在留管理制度の導入による外国人登録制度の廃止と住民基本台帳法の改正

在留管理制度の導入に伴い外国人登録制度が廃止されるとともに、住民基本台帳法の改正が行われました。次に該当する外国人住民が、住民基本台帳制度の対象に加えられることで、国も市区町村も、当該外国人住民の正確な在留状況等を把握するとともに、当該外国人住民の情報を、国民健康保険、介護保険、国民年金、教育、各種手当などの各種行政サービスの提供に利用できるようになりました。
① 中長期在留者
② 特別永住者
③ 一時庇護許可者又は仮滞在許可者
④ 出生による経過滞在者又は国籍喪失による経過滞在者である外国人

※上記②~④は、住民基本台帳制度の対象にはなりますが、後述する入管法上の中長期在留者ではありません。
※「外交」又は「公用」の在留資格で在留する外国人については、中長期在留者に該当せず、また、住民基本台帳制度の対象にもなりません。

 

在留管理制度の導入に伴う利便性の向上

在留管理制度の導入に伴い、次のような利便性の向上が講じられ、各種手続のために書類を揃えたり、各種手続のために入国管理局に行く等の負担が軽減されました。

① 在留期間の上限の引き上げ
最長3年から最長5年に在留期間の上限が伸長されました。
② 再入国許可の手続
出国の日から1年以内に再入国する場合は原則不要となりました(みなし再入国許可)。

みなし再入国許可が新設される以前は、通常再入国許可を受ける必要がありましたが、さらに1年以内という短期間の場合に関しては、より簡便な手続で出入国が可能となりました。簡便な方法とは、再入国出国記録(再入国EDカード)にチェックを入れて、みなし再入国を希望することを入国審査官に提示して伝えることですので、外国人にとっても行政にとっても、大幅な負担軽減となります。企業としては、外国人従業員の海外出張や一時帰国の際に、利便性が向上しました。

再入国出国記録(再入国EDカード)
【参考】法務省入国管理局ホームページ
・平成28年4月1日から外国人入国記録・再入国出入国記録(EDカード)の様式が変わりました。
http://www.immi-moj.go.jp/re-ed/


 

在留管理制度の対象者

在留管理制度の対象となるのは、中長期在留者です。中長期在留者とは、入管法上の在留資格をもって中長期間在留する外国人のうち、次のいずれにも該当しない人です。

① 3月以下の在留期間が決定された人
② 短期滞在の在留資格が決定された人
③ 外交又は公用の在留資格が決定された人
④ これらの外国人に準ずるものとして法務省令で定める人(台湾日本関係協会の本邦の事務所若しくは駐日パレスチナ総代表部の職員又はその家族)
⑤ 特別永住者
⑥ 在留資格を有しない人

在留カード

 

在留カードの記載事項

在留カードは、適法な在留資格をもつ中長期在留者に限定して交付されるもの(入管法第19条の3)で、顔写真が貼付され、次の事項が記載されます。

① 氏名・生年月日・性別・国籍の属する国又は地域
② 住居地(日本における主たる住居の所在地)
③ 在留資格・在留期間・在留期間満了日
④ 許可の種類・許可の年月日
⑤ 在留カードの番号・交付年月日・有効期間満了日
⑥ 就労制限の有無
⑦ 資格外活動許可を受けているときはその旨

表面

裏面

このように、就労制限の有無や資格外活動の許可を受けているときはその旨が券面上に記載されているので、企業の人事労務担当者等の方が、在留カードを見ただけで、当該外国人が就労可能な在留資格を有しているかを容易に判断できるようになっています。

具体的には、どの在留資格の許可を受けて在留しているのか、就労の制限があるのか、有効期限はいつまでなのかといった事項が確認できます。
また、在留資格変更許可申請、在留期間更新申請をしている場合には、裏面の右下にその旨が記載されますので、特に在留資格変更許可申請中のケースには、申請中の在留資格も確認することが必要です。

なお、在留カードには、高度のセキュリティ機能を有するICチップが内蔵され、券面についても、ホログラムや光学的変化インキ等の偽変造防止の対策が講じられています。

【参考】法務省入国管理局ホームページ
・在留カードとは?
http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/zairyukanri/whatzairyu.html

・『在留カード』及び『特別永住者証明書』の見方
http://www. immi-moj. go. jp/newimmiact_1/pdf/zairyu_syomei_mikata.pdf

 

在留カードの交付

新千歳空港、成田空港、羽田空港、中部空港、関西空港、広島空港及び福岡空港から入国した中長期在留者については、上陸許可に伴い、原則として、当該空港で在留カードが交付されます。

その他の空海港から入国した中長期在留者については、入国後に市区町村に届け出た住居地宛てに在留カードが、簡易書留で郵送されることになっています。
また、既に中長期在留者として在留している場合において、新しい在留カードが交付されるケースは次のとおりです。

・在留期間更新許可申請、在留資格変更許可申請、在留資格取得許可申請、永住許可申請が許可された場合
・在留カードの住居地以外の記載事項変更届出
・在留カードの有効期間更新申請
・紛失や汚損による再交付申請

 

在留カードの常時携帯義務

在留カードの交付を受けた中長期在留者は、常に携帯する義務があります(入管法第23条第2項)。ただし、16歳未満の場合には、在留カードの常時携帯義務は免除されています。 

パスポートを携帯しているかどうかにかかわらず、在留カードは常時携帯することが必要で、携帯していなかった場合は、20万円以下の罰金など、罰則の適用があります。なお、不法滞在者等には在留カードは交付されません。外国人の雇用等の検討に際して、当該外国人が在留カードを不携帯の場合は、不携帯の理由について確認する必要があります。特に、採用しようとするときは、在留カードの所持を確認して、所持していない場合は、在留資格の状況や、在留資格の期間がどうなっているか、他に証明するものを見せてもらうなど、対応が必要です。

 

在留カードの有効期間

在留カードの有効期間は、次のとおりです。

① 16歳以上の者
・「永住者」又は「高度専門職2号」  :交付日から7年
・「永住者」又は「高度専門職2号」以外:在留期間の満了の日まで

② 16歳未満の者
・「永住者」  :16歳の誕生日まで
・「永住者」以外:在留期間の満了日か16歳の誕生日の早い方

在留カードの更新をすべきところ、有効期間の更新申請を忘れてしまい、有効期限切れとなってしまった場合は、直ぐに在留カードの有効期間更新申請をする必要があります。
在留カードの有効期間更新申請を申請期間中に行わなかったときは、1年以下の懲役又は20万円以下の罰金に処せられることがありますので、留意が必要です。

 

在留カードの失効

在留カードは、次の場合に失効しますので、失効した場合には、返納する必要が生じます。

① 在留カードの交付を受けた中長期在留者が、中長期在留者でなくなったとき
② 在留カードの有効期間が満了したとき
③ 在留カードの交付を受けた中長期在留者が、再入国許可(みなし再入国許可を含みます。)を受けないで、出入国港において入国審査官から出国の確認を受けたとき
④ 在留カードの交付を受けた中長期在留者が、再入国許可(みなし再入国許可を含みます。)を受けて出国し、再入国許可の期間内に再入国しなかったとき
⑤ 新たな在留カードの交付を受けたとき
⑥ 在留カードの交付を受けた中長期在留者が死亡したとき

【参考】法務省入国管理局 在留カード等番号失効情報照会
https://lapse-immi.moj.go.jp/ZEC/appl/e0/ZEC2/pages/FZECST011.aspx

上記ウェブサイトでは、失効した在留カード・特別永住者証明書の番号を確認するための情報が提供されていますので、同ページに記載の注意事項をよくお読みになった上で、ご参考にしてください。

所属機関に求められる対応

 

届出義務の主体

 

中長期在留者による届出義務

在留カードに関する各種届出、更新及び再更新申請(本段落以下「届出等」という)については、在留カードを交付された中長期在留者の義務とされています(法19条の7から第19条の13)。もし、中長期在留者がこの届出等を怠った場合、以下のような刑事罰がありうるため注意が必要です(法71条の2、法71条の3)。

①届出をしなかった場合

20万円以下の罰金

②虚偽の届出をした場合

1年以下の懲役又は20万円以下の罰金

なお、①、②のいずれの場合も、在留資格が取り消される可能性があります(法22条の4第1項9号、10号)。

 

所属機関による届出義務

ア 所属機関は、労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律(以下「雇用対策法」といいます)第28条に基づき、「外国人を雇い入れた場合またはその雇用する外国人が離職した場合」一定の事項をハローワークに届け出る必要があります。この届出の期限は、雇用保険の取得・喪失届と同様で、雇い入れの場合は翌月10日まで、離職の場合には翌月から起算して10日以内とされています。その他届出の要件、届出の方法などは、厚生労働省の資料「外国人を雇用する事業主の方へ」(https://www.mhlw.go.jp/bunya/koyou/gaikokujin17/dl/pamphlet_rule.pdf)を参考にしてください。

この届出義務に違反した場合には、使用人のみならず(雇用対策法40条1項2号)、法人も30万円以下の罰金という刑事罰を科せられる可能性がありますので注意が必要です(同2項)。

イ また、法73条の2第1項が規定する不法就労助長罪を規定しているところ、法が定める在留カードに関する届出を中長期在留者が行わず、結果として不法就労となることを防ぐことが求められます。この届出を怠った場合、出入国在留管理庁のHPによれば「刑罰を科せられることはありませんが,所属している外国人の方々の在留期間更新等の許可申請時に事実関係の確認を行うなど審査を慎重に行うことがあ」るとされていますので、こちらも注意が必要です。

 
 

所属機関に求められる具体的な対応

 

基本的な考え方

前述のように所属機関による届出義務とされたものを履行することはもとより、せっかく受け入れた中長期在留者が予期せず、在留許可を取り消されるなどすれば、時間とコストをかけて受け入れを開始した目的を達成できないことになります。そのため、中長期在留者自身による届出をどのように適正に行うかという点も併せて、検討しておく必要があると考えられます。このような視点から、以下具体的にどのような対応を企業がとるべきかという点を説明させていただきます。 

 

所属機関自身による届出手続

ア 一定の在留資格を有する中長期在留者を受け入れる所属機関は、その受け入れを開始または終了したときに、法務大臣に対して14日以内に一定の事項を届け出なければならないとされています。ただし、この届出義務は、雇用対策法に基づく外国人雇用状況の届出が義務付けられている所属機関についてはこの限りではないとされています。かかる届出については、法務省「中長期在留者の受入れに関する届出」(http://www.moj.go.jp/nyuukokukanri/kouhou/nyuukokukanri10_00017.html)からご確認ください。

なお、中長期在留者のうち「留学」の在留資格をもって在留する留学生を受け入れている教育機関では、上記の受け入れの開始と終了時の届出に加えて、毎年5月1日と11月1日における留学生の受入れの状況について、一定の届出を行うことも義務付けられている点ご注意ください。
 

イ なお、所属機関は中長期在留者の在留カード番号など必要事項を把握しておく必要がありますが、この在留カードに記載された在留カード番号は「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます)第2条第2項の「個人識別符号」に該当します(個人情報保護法施行令第3条、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編))。在留カードは「個人情報」(個人情報保護法第2条第1項第2号)に該当するため、その取得に当たっては中長期在留者に取得目的などを通知しなければならず(同法18条1項)、その取得目的を超えて利用してはならないという制約があります(同法16条1項)。その他同法20条所定の安全管理措置など在留カード番号などの情報管理も厳格に行われる必要があるという点ご注意ください。

 

中長期在留者等への教育、情報提供

在留カードに関して法が規定する届出等の義務は、中長期在留者の本来的義務です(第2の1ア)。しかしながら、企業の実際の運用においては、中長期在留者が届出義務違反により刑事罰で罰金を科せられたり、身柄を拘束されて業務に従事できないということになれば、各社のオペレーションに支障をきたしかねません。とりわけ、外国人役員など株主総会で選任された取締役が就任し続けられないとすれば、取締役の欠員すら生じかねない可能性があります。また、役員以外の従業員であっても、高度な業務に従事していた従業員が予期せずビジネスから離脱することになれば業務の引継ぎがうまくできないなど様々な支障を生じさせるかもしれません。そこで、中長期在留者に、在留カードに関する各種届出等を適正に行わせるように中長期在留者に社内教育、情報提供を行うことが必要と考えらえます。その内容として、以下のものが考えられます。

ア 在留管理制度そのものについて理解してもらう
  出入国在留管理庁のHPからは現在の在留管理制度を説明した6言語の書面が入手可能です。入社時のオリエンテーションなどで下記(イ)と合わせて説明することも考えられます。

イ 中長期在留者が実際に行うべき具体的な手続きについて説明する
 中長期在留者は以下の事由が生じたときには、14日以内に法務大臣に対し所定の手続きに従い届出をしなければならないとされています。②については家族手当などの社内申請ルートがあれば、当該申請手続きと連携させた社内管理体制をとることも考えられます。③について通勤手当、住宅手当などが支給される場合は、当該申請ルートとの社内連携が考えられます。

①活動期間または契約期間に関する届出手続

中長期在留者のうち一定の在留資格を有する者は、日本にある所属機関の名称・所在地に変更が生じた場合や,所属機関の消滅,所属機関からの離脱・移籍があったとき。

②配偶者に関する届出手続
 中長期在留者のうち,「家族滞在」,「日本人の配偶者等」又は「永住者の配偶者等」の在留資格をもって在留している方であって,配偶者としての身分を有する方で、その配偶者と離婚又は死別した場合

③住居地の届出http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/juukyoti/tyutyoki.html
ア 新規上陸後の住居地の届出手続き
イ 在留資格変更等に伴う住居地の届出手続き
  これまで中長期在留者でなかった外国人が新たに中長期在留者となった場合必要な手続き
ウ 住居地の変更をした中長期在留者

*ア~ウいずれの手続においても,届出は地方入国管理官署ではなく,住居地の市区町村で行います。
*イとウに関して、在留カードを提出して住民基本台帳制度における転入届をしたときは,転入届が住居地の届出とみなされます。

 
 

在籍中の所属機関の対応

中長期在留者の適正な管理のためには、関係各部署との協力も大事であると考えらえます。中長期在留者の管理をどこの部署が行うのか、という点は各社の社内事情において様々であると思われますが、所属機関に中長期在留者の適正な管理が求められている現行制度からすれば、中長期在留者の採用方針、採用後の配置部署、勤務地などについて、所属機関としての意思決定に基づき適正な運用管理がなされるべきであると考えられます。そのうえで、中長期在留者に一定の事由が生じた場合には、すぐに情報共有がなされるような社内管理体制の構築まで含めて事前に検討しておくことが重要です。

法令違反における所属機関の責任

不法就労外国人を雇用した場合、不法就労助長罪となるリスクがあります。外国人を雇用しようとする際に、その外国人が不法就労であることを知らなかったとしても、在留カードを確認していない等の過失がある場合には処罰を免れない、とされています(不法就労助長罪、法73条の2第1項)。

実際に有罪になった最近の処罰事例をみると、留学生を法定時間を超えて働かせたとして、会社に対し罰金50万円、部長を同30万円とする有罪判決を言い渡した例があります(2017年6月)。注目するべき点は、所属機関だけではなく、部長も30万円の罰金という有罪判決になっている点です。個人責任まで責任を問われうる、という点十分にご注意いただきたいと思います。

まとめ

在留カードによる中長期在留者の適正な管理は、最悪の場合刑事罰まで課されるという意味においてリスクの高い業務です。その適正な管理のためには、所属機関、中長期在留者との適正な情報共有や、所属機関内でも適正な情報共有のもと在留カードを確認して、所属機関の責任として在留カードに基づく適正な管理の実現に向けて行動することが必要です。具体的には、下記の点に特に注意が必要です。

具体的な対応

法的根拠

中長期在留者を受け入れる場合に、在留カードを確認して、適法な在留資格と就労資格を確認し、不法就労に加担しないこと

不法就労助長罪(法73条の2第1項)

受入が開始したときまたは終了したときにはハローワークに一定の届出を行うこと

雇用対策法28条

受入後も中長期在留者に一定の変更事由が生じた場合には届出を迅速に行わせること

不法就労助長罪(法73条の2第1項)

入管法1条には「出入国の公正な管理」が目的として掲げられ、法務大臣の定める出入国管理基本計画には「安全・安心な社会の実現のため,厳格かつ適切な出入国審査及び在留管理と不法滞在者等に対する対策を強化していくこと」が言及されています。「これまでは許されていた」「他社ではこれぐらいやっている」から今後も大丈夫である保証はございません。とりわけ、コンプライアンスが大きく取り上げられる昨今、SNSなどによる拡散などのレピュテーションリスクも併せて考えれば、ひとたび中長期在留者が在留許可を取り消され強制退去などに至れば今後の外国人の人材獲得が困難になるなど、企業にとっては大きなダメージになるリスクがあります。

本稿が、新たな戦力として外国人従業員を採用し、最前線でビジネスを行う企業の皆様のお役に立つことができれば幸いです。 なお、本稿は多くの場合に共通する一般的な注意事項を説明したものであり、個別のケースについてその有効性を保証するものではありません。具体的な事案についてご質問がありましたら、下記の当事務所の連絡先までお知らせください。事案に即した効果的なアドバイスをさせていただきます。

 

※本記事の記載内容は、2019年12月現在の法令・情報等に基づいています。

 

 

弁護士法人
ファースト&タンデムスプリント法律事務所

代表弁護士 小野智博(東京弁護士会所属)

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