2023.04.03

海外進出・海外展開：海外進出を考える日本企業のための従業員向けソーシャルメディアガイドライン策定のポイント

by 弁護士小野智博

1 はじめに
2 海外進出企業におけるソーシャルメディアガイドラインの重要性
3 ガイドラインに含めるべき主要項目
4 ガイドラインの策定と教育
5 米国企業における従業員向けソーシャルメディアガイドライン実例
6 外国人の労務管理は専門家への相談をご検討ください

はじめに

現代のビジネス環境は、ますますグローバル化が進み、企業にとっては国境を越えて事業を展開するチャンスが広がっています。また、インターネットの普及と共にソーシャルメディアが世界中で人々のコミュニケーションの中心となり、企業のマーケティングや情報発信においても重要な役割を果たすようになりました。

ソーシャルメディアは、顧客との直接的なつながりを持つことを可能にするだけでなく、企業のブランディングや信用性の向上にも大きく貢献しています。しかし同時に、企業の評判が瞬時に変わるきっかけとなることもあり、適切なソーシャルメディアの利用が強く求められるようになっています。特に、海外進出を考える日本企業にとっては、異なる文化や法規制に対応しながら、グローバルな視点でソーシャルメディアを活用することが不可欠となるでしょう。

また、従業員がソーシャルメディアを通じて発信する情報は、企業の公式な発表と同様に広く拡散されることがあります。そのため、従業員の発言や行動が企業の評価や海外市場でのポジショニングに大きく影響を与えることがあります。企業は、従業員のソーシャルメディアの利用に対して、適切なガイドラインの策定と教育を行うことが必要です。

この記事では、海外進出を考える日本企業が従業員向けソーシャルメディアガイドラインを策定する際の重要なポイントや、ガイドラインに含めるべき主要項目について解説していきます。

海外進出企業におけるソーシャルメディアガイドラインの重要性

国際的なブランドイメージの構築と維持

海外進出企業にとって、ソーシャルメディアは、国際的なブランドイメージを構築し、維持する上で重要な役割を果たしてくれます。同時に、従業員のオンライン活動が企業のブランドに影響を与えるため、適切なガイドラインを策定する必要があります。ガイドラインを通じて従業員が企業の価値観や方針を理解し、一貫性のあるコミュニケーションが可能になります。

文化の違いへの配慮と理解

異文化環境では、言語や慣習の違いにより誤解が生じることがあります。従業員向けソーシャルメディアガイドラインは、文化的差異への配慮と理解を促し、適切なコミュニケーションをサポートします。ガイドラインにより、従業員が適切な言葉遣いや表現方法を学び、文化的な違いによる摩擦を最小限に抑えることができるでしょう。

法的リスクの回避

海外市場では、各国の法規制やソーシャルメディアの利用に関するルールが異なります。従業員向けソーシャルメディアガイドラインは、法的リスクを回避し、適切な情報発信ができるようサポートします。企業は、異なる法域に対応したガイドラインを策定し、従業員に周知徹底することが求められます。

ガイドラインに含めるべき主要項目

個人と企業の責任と認識

ガイドラインには、従業員が個人としてのソーシャルメディア利用と企業の公式アカウントとしての利用の違いを理解し、それぞれに対する責任を認識してもらう役割があります。従業員は自分の発言が企業のイメージに影響を与えることを意識し、個人として発言する際には、それを明確に示した上で、一人称で話すなど適切な言動を心がける必要があります。

文化的差異への敏感さと適応力

ガイドラインには、異文化環境で働く従業員が文化的差異に敏感であり、適応力を持つことを促す内容を盛り込むとよいでしょう。これにより、異なる文化や価値観を持つ人々と円滑にコミュニケーションができ、企業のビジネスがスムーズに進むことに加え、ソーシャルメディア上でのトラブルの多くを予防することが期待できます。

プライバシーと機密情報の保護

従業員向けソーシャルメディアガイドラインでは、プライバシーと機密情報の保護に重点を置くと良いでしょう。従業員が企業や顧客、ビジネスパートナー等の機密情報を漏洩しないように注意を促し、情報保護に関する基本的な知識を身につけることが求められます。

コンテンツの適切さと品位

ガイドラインでは、従業員が投稿するコンテンツが適切で品位あるものであることを確保することを示しましょう。不適切な言動や表現は企業のブランドイメージを損なうだけでなく、他者との信頼関係を損なう可能性があるため、強い注意喚起が求められます。

ハラスメント防止

ガイドラインには、ソーシャルメディア上での発言におけるハラスメント防止についての指針を明記してください。ソーシャルメディア上でのコミュニケーションにおいて、セクシャルハラスメントやパワーハラスメントなどの問題を避けるためには、全ての従業員に対して、相互理解と尊重の精神を持つことが求められます。

著作権と引用の国際ルール

ガイドラインでは、従業員がソーシャルメディア上で著作権や引用に関する国際ルールを遵守することが求められます。従業員が他者の著作物を適切に引用し、著作権侵害を防ぐことで、企業の信頼性が向上し、法的リスクを回避することができます。

ソーシャルメディア上での危機管理

従業員向けソーシャルメディアガイドラインには、ソーシャルメディア上での危機管理についても言及します。従業員がネガティブな情報や誹謗中傷に遭遇した際、適切な対応策や報告ルートを明確にすることで、企業の評判を守り、問題の拡大を防ぐことができます。

ガイドラインの策定と教育

ローカライズされたガイドラインの作成

海外進出企業においては、現地市場の文化や法規制に応じたローカライズされたガイドラインを作成することが重要となります。従業員が現地の事情に合わせた適切なコミュニケーションを行うために、国や地域ごとの特性を考慮したガイドライン策定が求められます。

定期的な研修とアップデート

ガイドラインの効果的な運用のために、定期的な研修やアップデートも欠かせません。従業員が最新の情報やテクノロジーの変化、新たなソーシャルメディアの出現などに対応できるように、ソーシャルメディア利用に関する研修を実施し、ガイドラインの内容を随時更新することが求められます。

文化適応力の育成

海外進出企業では、従業員が異なる文化に適応できる能力を育てることが重要となります。ガイドライン策定と並行して、文化適応力を高める研修やプログラムを実施し、従業員が異文化環境で円滑なコミュニケーションができるようサポートします。

違反時の対処と報告システム

ガイドライン違反が発生した際の対処方法や報告システムについても明確にしておきましょう。違反事例を分析し、従業員にフィードバックすることで、再発防止につなげます。また、適切な報告システムを整備することで、問題の早期発見と対応が可能になります。

米国企業における従業員向けソーシャルメディアガイドライン実例

米国企業では、従業員向けソーシャルメディアガイドラインを策定することが一般的となっています。以下に、いくつかの米国企業のソーシャルメディアガイドラインの事例を挙げます。

IBM

IBMのソーシャルメディアポリシーでは、従業員に対し、オンライン上での個人的な責任を果たすことを信頼・期待し、聴衆と同僚を尊重する態度と行動を求め、プライバシー保護や法的な規制の遵守が強調されています。
https://insidesocialmedia.com/social-media-policies/ibms-social-media-policy/

Intel

Intelのソーシャルメディアガイドラインでは、従業員に対して透明性、真実性、尊重の精神をもってコミュニケーションすることが求められています。また、自他の知的財産権を保護することや機密保持を遵守することが強調されています。
https://www.intel.com/content/www/us/en/legal/intel-social-media-guidelines.html

Dell

Dellのグローバルソーシャルメディアポリシーでは、従業員が個人のアカウントで発言する場合でも、正確性を再確認し、注意深く発言するよう促しています。また、個人情報の保護や著作権等の法律の遵守が求められています。
https://www.dell.com/en-us/dt/policies/social-media-policy.htm

これらの企業のソーシャルメディアガイドラインは、従業員がオンライン上での発言や行動に個人として責任を持ち、企業の価値観や方針に従って行動することを重視しています。また、機密保持や法的な規制、プライバシー保護の遵守についても強調されています。

外国人の労務管理は専門家への相談をご検討ください

本記事では、従業員向けソーシャルメディアガイドラインが日本企業の海外進出成功に重要な役割を果たすことを解説しました。適切なガイドラインの策定は、国際的なブランドイメージの維持、異文化環境への対応力強化、法的リスクの回避、円滑なコミュニケーションの実現に寄与します。

海外進出企業は、ローカライズされたガイドラインを作成し、従業員への定期的な研修や文化適応力の育成を行うことで、異文化間でのトラブルを最小限に抑え、グローバルなビジネスを円滑に進めることができます。

最後に、ガイドライン策定にあたっては、専門家の意見や支援を活用することが重要となります。ソーシャルメディアや異文化コミュニケーションの専門家に相談することで、より効果的で現地に適したガイドラインが作成可能となり、日本企業の海外進出成功に大きく貢献できます。

ファースト＆タンデムスプリント法律事務所では、お客様が海外展開・海外進出の目標を達成できるようなガイダンスとサポートを提供します。国際的な拡張計画に対して、弁護士によるご相談やリーガルチェックのご依頼をお受けしていますので、いつでもお問合せください。

※本稿の内容は、2023年3月現在の法令・情報等に基づいています。
本稿は一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。正確な情報を掲載するよう努めておりますが、内容について保証するものではありません。

執筆者：弁護士小野智博
弁護士法人ファースト＆タンデムスプリント法律事務所　代表弁護士
企業の海外展開支援を得意とし、日本語・英語の契約審査サービス「契約審査ダイレクト」を提供している。
また、ECビジネス・Web 通販事業の法務を強みとし、EC事業立上げ・利用規約等作成・規制対応・販売促進・越境ECなどを一貫して支援する「EC・通販法務サービス」を運営している。
著書「60分でわかる！ECビジネスのための法律超入門」